Comment gagner du temps en entreprise ?
L’optimisation du temps en entreprise est un élément primordial qui concerne l’ensemble des collaborateurs. En effet, comme le dit l’adage « le temps c’est de l’argent », bien gérer son temps et trouver les process qui font gagner cette ressource immatérielle sont devenues des priorités pour les entreprises.
Désormais chaque minute est précieuse, que ce soit pour réaliser des tâches lambdas, répondre à des clients ou des fournisseurs ou même assister à des réunions. Plus nous réalisons de taches dans la journée (plus nous sommes productifs) et plus nous pouvons augmenter notre rendement qui va se traduire par des coûts optimisés ou un gain potentiel de clients.
Découvrez ci-dessous quelles sont les meilleures astuces pour gagner du temps en entreprise.
Organisez votre travail avec une to-do-list
Il n’y a pas de secrets, si vous voulez arriver au bureau le matin et ne pas perdre de précieuses minutes à savoir ce que vous devez faire aujourd’hui, il est nécessaire d’organiser et de prioriser ses taches.
Pour ce faire, nous vous conseillons l’utilisation d’une to-do-list ou d’un agenda de taches où vous pouvez noter chaque jour les taches que vous avez faites et celles restantes.
En plus de faire office de mémo, une to-do-list vous permet de prioriser vos taches importantes. C’est également un moyen d’optimiser sa journée en fonction de ses taches.
Gérer vos mails efficacement
La gestion des mails est une tâche qui peut vous prendre énormément de temps pendant la journée, notamment si vous êtes en contact avec de nombreux fournisseurs et clients. Afin de ne pas consacrer la journée entière au traitement des mails, il est nécessaire de les gérer méthodiquement.
La meilleure solution est de définir des plages horaires (2 à 3 fois par jours maximums) où vous traiter vos mails. Ouvrez vos mails uniquement sur ces plages afin d’optimise au maximum votre temps.
Pour ce qui est de la gestion, nous vous conseillons de prendre connaissance rapidement de vos messages et de les distinguer en fonction de ceux qui nécessitent une réponse rapide et ceux qui « peuvent attendre ».
La signature électronique
Les documents nécessitant une signature avant envoi sont certainement ceux qui font perdre le plus de temps dans une journée. En effet, ces derniers doivent être imprimés puis signés de manière manuscrite avant d’être scannés puis renvoyés.
L’ensemble du process est une perte de temps considérable. Pour pallier ce problème de signature qui engrange de nombreuses étapes, la solution idéale est la signature électronique. Ancrée dans une problématique de dématérialisation des documents, la signature électronique permet de signer un document numériquement et le renvoyer directement sans avoir à procéder à une impression et un scan.
La dématérialisation des factures fournisseurs
Dans la même lignée que la signature électronique, la dématérialisation des factures fournisseurs offre un gain de temps important.
En effet, la transmission des factures papier au service comptabilité de votre entreprise nécessite différentes étapes et parfois même un déplacement physique de votre part pour les apporter en main propre.
Avec un logiciel LAD/RAD (pour Lecture Automatique de Documents et Reconnaissance Automatique de Documents), la dématérialisation des factures fournisseurs est un jeu d’enfant.
En effet, ce logiciel va lire automatiquement la facture et extraire les données sur cette dernière. Ces données peuvent être directement être envoyées numériquement au service comptable.