5 conseils pour réaliser son projet de dématérialisation
La gestion électronique des documents (GED), avec l’archivage et la dématérialisation des données, garantit une meilleure maîtrise des contenus en entreprise. Un potentiel de bénéfices encore inexploité dans de nombreuses structures. Avec toutes les solutions disponibles sur le marché, quelles options privilégier et comment prioriser les actions de GED pour une dématérialisation réussie ?
1 – Définir vos besoins
La GED offre un vaste éventail de possibilités à destination des entreprises :
- dématérialiser et archiver vos documents ;
- indexer et classifier des documents ;
- faciliter le travail collaboratif ;
- simplifier et développer la mobilité ;
- assurer l’automatisation des workflows ;
- fluidifier les processus d’autorisations ;
- renforcer la sécurité des données.
La pertinence de chacune d’entre elles doit être évaluée au regard de vos activités et de vos priorités. Vous visez une meilleure gestion des ressources humaines ? Optez pour un logiciel de GED RH spécialement conçu pour répondre aux exigences de ce pôle du recrutement jusqu’au départ du salarié.
2 – État des lieux de l’infrastructure existante
Identifier les composantes de l’infrastructure existante vous aidera à sélectionner un système GED capable de recouper sans problèmes les informations déjà exploitées. Une fois opérationnel, le nouveau système doit être facilement et rapidement maîtrisable par l’ensemble des collaborateurs.
3 – Anticipez les évolutions de l’entreprise
La GED doit accompagner le développement de votre entreprise. Et si cela inclut une forte augmentation du personnel, la GED doit pouvoir suivre le rythme. Dans ce cas de figure, prévoyez dès le départ un système de GED modulable, qui affichera les mêmes performances quel que soit le nombre d’utilisateurs.
4 – Ne vous laissez pas tenter par les prix cassés
Dans certains domaines, et particulièrement ceux qui touchent à l’accessibilité et à la sécurité des données, mieux vaut investir dans une solution de qualité capable de soutenir l’activité dans les meilleures conditions. A l’inverse, les conséquences d’une solution à bas prix mal calibrée pourraient s’avérer dramatiques pour les collaborateurs et coûteuses pour l’entreprise.
5 – Exigez des solutions très concrètes pour votre entreprise
Vous hésitez entre plusieurs éditeurs de logiciel de GED ? Les fonctionnalités et les différentes fonctions sont une chose, leur pertinence dans votre secteur d’activité en est une autre. La bonne solution de GED est celle qui répond à vos problématiques préalablement définies. Elles sont uniques, et par conséquent si les avis positifs témoignent de la qualité du logiciel, ils ne donnent aucune indication sur ses applications concrètes dans votre entreprise.